清掃当番の割り当てを自動化する社内システムの開発

課題

営業終了後のオフィス清掃を、社員が分担して担当していた。割り当てには、性別によって担当できる場所が決まっている、ロールによって入れる場所が限られる、同じ社員が同じ場所を連続で担当すると飽きるため避ける、といった複数の条件を同時に満たす必要があった。これらをExcelで毎月手作業で組み合わせており、調整だけで月16時間ほどの工数がかかっていた。

解決

担当可否のルール（性別・ロール）と過去の割り当て履歴をもとに、すべての条件を満たす当番表を自動生成するシステムを開発。同じ場所が連続しないよう履歴を考慮し、特定の社員に偏らない公平なローテーションを出力する設計とした。担当者は生成された結果を確認するだけでよく、手作業での組み合わせ調整が不要になった。

成果

月16時間かかっていた割り当て作業が数分に短縮。ルール違反のない割り当てが常に得られるため、調整ミスや担当の偏りがなくなり、運用の公平性と品質が向上した。当番管理の属人化も解消し、担当者は本来の業務に時間を使えるようになった。